Virtueller Arbeitsplatz

Unternehmen kommunizieren kostengünstig

Warum Voice over IP für Unternehmen so lukrativ ist, kann verdeutlicht werden, wenn man die Arbeitsabläufe in bestimmten Bereichen einmal genauer unter die Lupe nimmt. So muss bei der Nutzung der analogen Telefonie derjenige, der für die Akquise neuer Kunden zuständig ist, jeden gewünschten

Gesprächspartner mühsam von Hand anwählen. Oft sind mehrere Versuche notwendig, weil er entweder nicht in Reichweite des Telefons oder die Leitung gerade besetzt ist. Dafür geht in der täglichen Praxis ziemlich viel Zeit verloren. Hier kommen die bei Voice over IP zur Verfügung stehenden automatischen Wählsysteme ins Spiel. Um diese nutzen zu können, muss die Software Telefonanlage TAPI-fähig sein. So bezeichnet der Fachmann eine Schnittstelle, die es der Telefonanlage und dem Computer ermöglicht, sich gegenseitig Befehle zu erteilen. Dabei wählt die Software den gewünschten Anschluss so lange immer wieder an, bis eine Verbindung zustande gekommen ist und stellt diese Verbindung an einen bestimmten oder an einen nach verschiedenen Kriterien auszuwählenden freien Mitarbeiter durch. Bei ankommenden Gesprächen kann über die Rufnummererkennung, die auch CLIP Funktion genannt wird, beim Bearbeiter sofort die dazu gehörigen Kundendaten angezeigt werden können.

Ein weiterer positiver Aspekt entsteht bei Voice over IP bei Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt arbeiten. Hier stellt die VoIP Software verschiedene Verbindungsmöglichkeiten zur Verfügung. Mit Hilfe von Telefonkonferenzen kann man Teambesprechungen durchführen, ohne dass sich die beteiligten Mitarbeiter von ihrem Schreibtisch weg bewegen müssten. Auch an dieser Stelle lässt sich ein erhebliches Quantum Zeit einsparen. Hinzu kommen Einsparungen bei den Fahrtkosten, die angesichts steigender Preise für Kraftstoffe und die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel immer stärker zu Buche schlagen. Dabei können diese Teambesprechungen nicht nur als reine VoIP Telefonate, sondern auch als Videokonferenzen via Voice over IP durchgeführt werden. So ist es möglich, auch Skizzen und andere in grafischer Form vorliegende Dokumente zeigen zu können. Dokumente sind ein gutes Stichwort, denn die VoIP Software, die in Form der verschiedenen Messanger zur Verfügung gestellt wird, lässt auch den unkomplizierten Austausch kompletter Dateien zu. So kann man während eines Telefonates den anderen Teilnehmern Scripte, Fotos und andere Daten per Mausklick übergeben.

Ein zusätzlicher Vorteil, der sich durch Voice over IP für Unternehmen ergibt, ist, dass mehrere Tätigkeiten gleichzeitig durchgeführt werden können. Wenn Kollege Computer das tut, spricht man vom Multitasking. Das bedeutet in der Praxis, dass der Servicemitarbeiter mit dem Kunden über sein Headset sprechen kann, während er die Hände frei hat, um eine besonders komplizierte technische Frage als Kurznachricht über den Messanger an einen Kollegen weitergibt. Doch auch dort hören die Vorteile von Voice over IP für Unternehmen nicht auf. Ein weiterer Pluspunkt bei der Internettelefonie ist, dass man bei Nutzung entsprechender Software auch auf den ersten Blick erkennen kann, wer von den fachkundigen Kollegen gerade ansprechbar ist. Das spart sowohl demjenigen, der das ankommende Gespräch des Kunden entgegengenommen hat, als auch dem Kunden selbst das lästige und Zeit raubende Mehrfachverbinden, wie man das von den Servicehotlines kennt, die noch auf der Grundlage der analogen Telefonie arbeiten. Der letzte und entscheidende Faktor bei der Nutzung der Internettelefonie ist eine unmittelbare Reduzierung der Kommunikationskosten, die durch die verschiedenen Varianten der Flatrate möglich gemacht wird.